Kennt ihr das? Im Rahmen der MS365-Einführung wurde der Use-Case „Meetings erstellen“ für die Nutzung von Teams für eine große Zielgruppe priorisiert. Schaut man sich die Terminkalender der Mitarbeitenden an ist das kein Wunder. Prall gefüllt mit wichtigen Terminen. Je wichtiger die Person, desto mehr Meetings, so könnte man meinen …
Hier besteht die große Chance, sowohl technische als auch kulturelle Aspekte zu verbinden und ein agiles Mindset unternehmensübergreifend zu fördern:
– Welche Schritte werden rein prozedural im neuen Tool durchlaufen?
– Welche Meeting-Kultur möchten wir als Unternhemen unterstützen?
Warum sich jedes Unternehmen Gedanken zur Meeting-Kultur machen sollte
Meetings haben einen signifikanten Einfluss auf Produktivität, Mitarbeiterzufriedenheit und letztlich den wirtschaftlichen Erfolg. Die Datenlage legt nahe, dass die Meeting-Kultur kein Soft-Skill, sondern ein harter Produktivitätshebel ist.
Schauen wir uns das Ganze etwas genauer an:
📊 Produktivitätsverlust durch ineffiziente Meetings
- In Deutschland werden schätzungsweise 64 Milliarden Euro pro Jahr durch schlecht organisierte Meetings verschwendet. Meetings sind also ein großes, nicht ausreichend gemanagtes Investment eines Unternehmens. (Doodle)
- Mitarbeitende verbringen im Durchschnitt 31 Stunden pro Monat in unnötigen Meetings. (Atlassian)
- Das entspricht bei 1.000 Mitarbeitenden jährlich etwa 372.000 Stunden vergeudeter Arbeitszeit. Bei einem Stundensatz von 50 Euro ergibt das rund 18,6 Millionen Euro Produktivitätsverlust pro Jahr.
💢 Wahrnehmung der Effizienz
- Eine Umfrage von Microsoft ergab, dass 67 % der Mitarbeitenden Meetings als „wenig effektiv“ empfinden. (Work Trend Index 2022)
- Gleichzeitig sagen 71 % der Führungskräfte, dass Meetings in ihrer jetzigen Form nicht zur strategischen Zielerreichung beitragen. (Work Trend Index 2022)
- 74 % der Meetings dienen lediglich der Planung weiterer Meetings: Dies deutet auf eine zyklische und wenig zielgerichtete Meeting-Kultur hin. (Atlassian)
🧠 Psychologische Auswirkungen
- 76 % der Befragten fühlen sich an Tagen mit vielen Meetings ausgelaugt: Dies zeigt die mentale Belastung durch übermäßige Meetings. (Atlassian)
- Über 50 % arbeiten regelmäßig außerhalb der regulären Arbeitszeiten, um Aufgaben zu erledigen, die sie während der Meetings nicht schaffen: Dies weist auf eine Verschiebung der eigentlichen Arbeitszeit aufgrund von Meeting-Überlastung hin. (Atlassian)
- 54 % der Mitarbeitenden berichten von erhöhter mentaler Erschöpfung durch zu viele Meetings (Future Forum Pulse).
💼 Remote Work verschärft Meeting-Überlastung
- Seit Februar 2020 hat der durchschnittliche Teams-Nutzer eine Zunahme seiner wöchentlichen Meetingzeit um 252 % erlebt. (Work Trend Index 2022)
- Die Anzahl der wöchentlichen Meetings ist um 153 % gestiegen. (Work Trend Index 2022)
- 78 % der Befragten in der Quelle „Atlassian, Workplace WOES“ sagten, dass sie so viele Meetings besuchen müssten, dass es schwierig sei, ihre Arbeit zu erledigen. Die Notwendigkeit, informelle Austausche und Zusammenarbeit im Büro durch Online-Meetings zu ersetzen, trägt hier maßgeblich zur Überlastung bei.
Ein großer Hebel für mehr Produktivität: Die Meeting-Kultur individuell an das Team anpassen
Bei der Gestaltung von Meetings handelt es sich um einen individuellen Prozess. Je nach Anzahl der Teilnehmer, vertretenen Persönlichkeiten, Arbeitsweise (remote, hybrid, vor Ort) und Ziel des Meetings oder des Projekts. Um die Meeting-Kultur zur verbessern, können folgende Punkte zur Orientierung dienen:
- Klare Ziele und Agenden: In der Einladung wird ein klar definiertes Ziel, sowie eine vorbereitete Agenda kommuniziert.
- Kürzere Meetings: Die Standarddauer von 30 Minuten wird hinterfragt und durch kürzere Meetings (z. B. 15 Minuten) ersetzt, sofern möglich.
- Selektive Teilnahme: Mitarbeitende werden ermutigt, Meetings abzulehnen, die für ihre Arbeit nicht relevant sind. Führungskräfte spielen hier eine entscheidende Rolle, indem sie signalisieren, dass das Ablehnen von Meetings eine Frage der Priorisierung und nicht des mangelnden Engagements ist.
- Asynchrone Kommunikation: Der Einsatz von E-Mails, Chats oder asynchronen Video-Nachrichten kann viele Meetings ersetzen, insbesondere für reine Informationsvermittlung oder Status-Updates.
- Meeting-freie Zeiten: Teams nutzen bestimmte Tage oder Zeitblöcke als „Meeting-frei” oder „Fokuszeit“, um konzentriertes Arbeiten zu ermöglichen.
- Protokolle und Aufzeichnungen: Das Teilen von Meeting-Protokollen und Aufzeichnungen ermöglicht es denjenigen, die nicht teilnehmen konnten oder wollten, sich auf dem Laufenden zu halten.
- Moderation: Ausgebildete Meeting-Facilitator:innen bringen Struktur in das Meeting, sorgen für ausgeglichene Redeanteile und richten den Fokus auf wesentliche Themen.
Du möchtest mehr zum Thema effiziente Meeting-Kultur erfahren und selbst oder mit deinem Team einen Meeting-Check-up durchlaufen? Kein „one size fits all”, sondern angepasst an eure Bedarfe? Melde dich gerne!
Quellen:
Doodle 2023
Atlassian, Workplace WOES
Microsoft Worktrend Index 2022
Future Forum Pulse 2023
Microsoft Work Trend Index 2023
Microsoft – Meetings seit der Pandemie